Que ce soit en raison d'un congé férié, par exemple Noël, de vacances ou pour toute autre raison, il peut arriver que vous ayez besoin de transmettre les données de paie plus tôt que le délai habituel.
Dans ces situations, les feuilles de temps de vos employé(e)s ne seront pas complètes et vous devrez donc transmettre des données réelles ainsi qu'une portion anticipée.
Il existe deux façons de faire une paie anticipée, les voici.
1- Export de la paie avec saisie manuelle dans le logiciel de paie
La première option pour préparer une paie anticipée est d'exporter votre paie de façon régulière en laissant les journées manquantes. Vous pourrez compléter les journées manquantes manuellement dans votre logiciel de paie.
Cette option est préférable si vous souhaitez que vos employé(e)s pointent tout de même leurs heures les journées qui auront été payées de manière anticipées.
Voici les étapes pour procéder:
Rendez-vous dans l'onglet « Présences »
Finalisez la période de paie
Cliquez sur « Exporter la paie » et faites la paie comme à l'habitude
Vous devrez saisir les heures prévues à l'horaire dans votre logiciel de paie manuellement en supposant que celles-ci seront les heures effectuées.
Une fois la paie complétée, assurez-vous de réouvrir votre période de paie afin de permettre à vos employé(e)s de pointer de façon régulière. Vous aurez ainsi accès aux heures réelles pour le réajustement.
Vous pourrez ainsi comparer les heures payées de manière anticipées aux heures pointées et faire des ajustements sur la paie suivante, au besoin.
2- Saisie des entrées de temps manquantes manuellement
La seconde option pour faire une paie anticipée est de saisir les entrées de temps manquantes manuellement dans les feuilles de temps des employé(e)s afin de compléter la paie. Vous pouvez saisir ce qui était prévu à l'horaire.
Lorsque toutes les entrées de temps des employé(e)s ont été ajoutées manuellement. Vous pouvez exporter la paie comme vous le faites à l'habitude.
Lorsque cette étape est complétée, vous devez retourner dans les entrées de temps et supprimer les entrées de temps fictives que vous avez ajoutées. Il en est de-même si vous avez ajouté des congés dans les feuilles de temps.
Après la période de paie, vous pourrez valider s'il y a une différence entre ce qui a été payé (horaire) et ce qui a été effectué réellement (feuilles de temps).
Vous pourrez réajuster la différence dans la période de paie suivante. Donc ajouter ou retirer des heures aux employé(e)s s'il y avait des différences entre l'horaire et la feuille de temps suite à la paie anticipée.
📌 Notez que si vous ne souhaitez pas que vos employé(e)s pointent, il vous suffit de conserver les entrées de temps que vous avez créées manuellement. Vous ne pourrez cependant pas valider la différence entre les heures planifiées (payées) et les heures travaillées.