Vous êtes gestionnaire et devez traiter les demandes de dépense de votre équipe? Vous trouverez ici-bas les étapes pour réviser, approuver et marquer comme remboursé une demande de dépense sur la plateforme web.
Où trouver les demandes à traiter
Via l'onglet « Dépenses », le menu de gauche classe les demandes selon l'étape où elles sont rendues.
« Toutes les demandes » — toutes les demandes, sans filtre de statut.
« Demandé » — les demandes qui attendent votre décision. Un compteur indique combien sont en attente.
« À rembourser » — les demandes que vous avez approuvées, mais pas encore payées.
« Complété » — les demandes remboursées, refusées ou annulées.
Une demande suit donc ce parcours : « Demandé » → « À rembourser » → « Complété ».
Réviser une demande
Cliquez sur la demande pour ouvrir le formulaire « Révision de la demande ». Le reçu inclus dans la demande s'affiche à gauche du formulaire.
Détails de la demande
Le type de dépense, le sous-type et la description.
Le sous-type est réservé aux gestionnaires : l'employé.e ne le voit pas et ne peut pas le remplir, il arrive donc vide sur toute demande soumise par un membre de votre équipe. Il sert à ajouter un second niveau de classification sous le type — un projet, un client, un centre de coût, etc.
Détails de la dépense
Ces champs sont remplis automatiquement par notre lecteur intelligent à partir du reçu : la date, le fournisseur, le sous-total, les pourboires et les taxes.
Le « Total demandé » additionne le sous-total, les pourboires s'il y en a, et les taxes.
Deux cas méritent votre attention : quand le fournisseur détecté n'existe pas dans la liste de votre organisation, ou qu'un code de taxe ne correspond à aucun de votre catalogue, la lecture automatique retombe sur « Autre ». Ce sont les valeurs à reclasser.
Le « Fournisseur », comme le sous-type, n'est visible que des gestionnaires.
Le bloc « Taxes » reçoit les taxes facturées sur le reçu. Chaque ligne combine un montant et un code tiré de votre catalogue — TPS, TVQ, etc. Le bouton « Ajouter » en crée une nouvelle.
Remboursement
C'est ici que vous décidez du montant réel à rembourser à l'employé.e. Par défaut, le remboursement égale le total de la dépense.
Activez « Rembourser un montant partiel » pour saisir vos propres montants : « Sous-total approuvé », « Pourboires (facultatif) » et les taxes.
Un second bloc « Taxes » apparaît alors, distinct de celui de la dépense. Les taxes facturées y sont recopiées comme point de départ — à vous de les ajuster. C'est ce second bloc qui alimente le « Total remboursé », pas celui du haut.
Les options de remboursement
Si vous remboursez par la paie — nécessite le module Temps et présences. La méthode « Paie » est déjà sélectionnée par défaut; il ne vous reste qu'à choisir la « Période de paie » dans laquelle inclure le remboursement. La date de paiement se remplit alors automatiquement, cinq jours après la fin de la période — modifiez-la au besoin.
Si vous remboursez autrement — choisissez « Externe ». C'est l'option dès que le remboursement ne passe pas par la paie : virement, argent comptant, ou tout autre moyen hors Agendrix. La période de paie disparaît et vous fixez vous-même la « Date de paiement ».
Ces deux choix n'apparaissent que si votre organisation est configurée pour rembourser via la paie. Sinon, seule la date de paiement est à remplir.
« Date de paiement » : à cette date, la demande est automatiquement marquée comme remboursée.
Détails
La « Succursale », la « Position » et, au besoin, une « Ressource ». C'est ce rattachement qui alimente vos rapports.
Notes
Un espace « Visibles aux gestionnaires seulement (facultatif) ». L'employé.e n'y a pas accès — pour lui écrire, utilisez plutôt les commentaires.
Sommaire de la dépense
Le récapitulatif du « Montant demandé ». Une fois la demande approuvée, un second bloc « Montant remboursé » s'ajoute en dessous.
L'écart entre les deux, c'est exactement ce qu'un remboursement partiel a produit. C'est ici qu'on le vérifie d'un coup d'œil.
Approuver ou refuser une demande
Au bas du formulaire, le bouton « Approuver » enregistre vos montants et fait passer la demande dans la section « À rembourser ».
Le bouton « Refuser » vous demande une confirmation, puis avise l'employé.e que sa demande a été refusée.
Bon à savoir
Si vous n'avez pas indiqué de date de paiement au moment de l'approbation, vous pouvez marquer la demande comme remboursée plus tard depuis la section « À rembourser », avec le bouton « Marquer comme remboursé ».
Les commentaires, en haut du formulaire, sont partagés avec l'employé.e — c'est là qu'on demande une précision ou qu'on justifie un montant réduit.
Le « Registre d'activité », à côté, ne s'écrit pas : il retrace automatiquement chaque modification et son auteur — utile pour retrouver qui a changé un montant, ou vérifier ce que la lecture automatique avait rempli.
Une demande approuvée ou remboursée s'ouvre en lecture seule; le bouton « Modifier » réactive la saisie.
Il est seulement possible de gérer les demandes de remboursement de dépenses de vos employés via l'application web.
💡 Vous souhaitez plutôt créer une demande pour un.e employé.e? Les étapes se trouvent ici.
Pour exporter vos données de dépenses, consultez Quels rapports puis-je exporter avec le module Dépenses?
Pour traiter une demande de kilométrage, consultez cet article.