Vous êtes gestionnaire et devez traiter les demandes de kilométrage de votre équipe? Vous trouverez ici-bas les étapes pour réviser, approuver et marquer comme remboursé une demande de kilométrage sur la plateforme web.
Où trouver les demandes à traiter
Via l'onglet « Dépenses », le menu de gauche classe les demandes selon l'étape où elles sont rendues.
« Toutes les demandes » — toutes les demandes, sans filtre de statut.
« Demandé » — les demandes qui attendent votre décision. Un compteur indique combien sont en attente.
« À rembourser » — les demandes que vous avez approuvées, mais pas encore payées.
« Complété » — les demandes remboursées, refusées ou annulées.
Une demande suit donc ce parcours : « Demandé » → « À rembourser » → « Complété ».
Réviser une demande
Cliquez sur la demande pour ouvrir le formulaire « Révision de la demande ».
Itinéraire
La « Date du trajet », le « Lieu de départ » et la « Destination » saisis par l'employé.e.
Les adresses se cherchent à mesure que l'on tape. Si la bonne ne remonte pas, « Vous ne trouvez pas votre adresse? Saisissez-la manuellement » bascule le champ en formulaire complet — adresse, pays, province ou état, ville et code postal.
Détails du kilométrage
La « Distance » parcourue, multipliée par le « Taux », donne le total.
Le taux affiché est celui de votre organisation et ne se modifie pas depuis la demande. S'il est désuet, corrigez-le dans les paramètres du module Dépenses — les demandes suivantes prendront le nouveau. Pour un ajustement ponctuel, désactivez plutôt « Égaler le total de la dépense » plus bas et fixez vous-même le montant total approuvé.
Détails de la demande
Le sous-type et la description.
Le sous-type est réservé aux gestionnaires : l'employé.e ne le voit pas et ne peut pas le remplir, il arrive donc vide sur toute demande soumise par un membre de votre équipe. Il sert à ajouter un second niveau de classification sous le type — un projet, un client, un centre de coût.
Détails
La « Succursale », la « Position » et, au besoin, une « Ressource ». C'est ce rattachement qui alimente vos rapports.
Remboursement
« Égaler le total de la dépense » est activé par défaut : vous remboursez la distance multipliée par le taux, sans rien à saisir.
Désactivez-le pour fixer vous-même le « Montant total approuvé ». Contrairement à une demande de dépense, il n'y a ni pourboires ni taxes à ajuster — un seul montant règle tout.
Les options de remboursement
Si vous remboursez par la paie — nécessite le module Temps et présences. La méthode « Paie » est déjà sélectionnée par défaut; il ne vous reste qu'à choisir la « Période de paie » dans laquelle inclure le remboursement. La date de paiement se remplit alors automatiquement, cinq jours après la fin de la période — modifiez-la au besoin.
Si vous remboursez autrement — choisissez « Externe ». C'est l'option dès que le remboursement ne passe pas par la paie : virement, argent comptant, ou tout autre moyen hors Agendrix. La période de paie disparaît et vous fixez vous-même la « Date de paiement ».
Ces deux choix n'apparaissent que si votre organisation est configurée pour rembourser via la paie. Sinon, seule la date de paiement est à remplir.
« Date de paiement » : à cette date, la demande est automatiquement marquée comme remboursée.
Notes
Un espace « Visibles aux gestionnaires seulement (facultatif) ». L'employé.e n'y a pas accès — pour lui écrire, utilisez plutôt les commentaires.
Sommaire de la dépense
Le récapitulatif du trajet : la « Distance totale », le « Taux par (unité) » et le « Total ».
Approuver ou refuser une demande
Au bas du formulaire, le bouton « Approuver » enregistre vos montants et fait passer la demande dans la section « À rembourser ».
Le bouton « Refuser » vous demande une confirmation, puis avise l'employé.e que sa demande a été refusée.
Bon à savoir
Si vous n'avez pas indiqué de date de paiement au moment de l'approbation, vous pouvez marquer la demande comme remboursée plus tard depuis la section « À rembourser », avec le bouton « Marquer comme remboursé ».
Une section « Reçu » se trouve à la fin du formulaire de kilométrage. Elle sert à joindre une pièce justificative quand vous en avez une.
Les commentaires, en haut du formulaire, sont partagés avec l'employé.e — c'est là qu'on demande une précision ou qu'on justifie un montant réduit.
Le « Registre d'activité », à côté, ne s'écrit pas : il retrace automatiquement chaque modification et son auteur.
Une demande approuvée ou remboursée s'ouvre en lecture seule; le bouton « Modifier » réactive la saisie.
Les demandes de remboursement de kilométrage de vos employés se gèrent uniquement via l'application web.
💡 Pour traiter une demande de dépense, consultez cet article.
Vous souhaitez plutôt créer une demande pour un.e employé.e? Les étapes se trouvent ici.
Pour exporter vos données de dépenses, consultez Quels rapports puis-je exporter avec le module Dépenses?