Qu’est-ce qu’un quart à combler?
Un quart à combler est un type de quart dit « ouvert » qui n'est pas assigné à un employé lors de sa création. Les quarts à combler sont utiles pour :
Trouver des volontaires (faire un appel à tous 📣) pour combler une plage de travail. Le présent article porte sur ce point.
Remarque : Par défaut, les gestionnaires doivent assigner les quarts à combler aux employés qui se portent volontaire.
1. Créer un quart à combler
Dans la rangée « Quarts à combler », située au haut du planificateur, cliquez dans la cellule qui correspond à la date souhaitée pour le quart à combler.
Créez le quart à combler. Vous pourrez aussi spécifier le nombre d'employés requis dans le champ « qté » et ainsi assigner ce quart à plus d'un volontaire, au besoin (voir encadré orange, deuxième image).
Pour voir les quarts à combler, activez l'option sous « Autres options » (voir flèche bleue, première image). Si vous ne voyez pas cette barre, cliquez sur l'entonnoir mauve en haut à gauche de l'agenda.
3. Voir les quarts à combler pour lesquels il y a des volontaires
Vous recevrez des notifications dès que des employés se porteront volontaires sur les quarts à combler. Pour consulter la liste des volontaires :
Dans le menu de gauche, cliquez sur « Demandes » (flèche orange).
Cliquez sur l'onglet « Quarts à combler » (encadré orange).
Si vous êtes dans l'application mobile, suivez plutôt cette procédure.
4. Assigner un quart à combler à un volontaire
Cliquez sur le quart à combler à assigner.
Cliquez sur « assignez ce quart »
Cliquez sur l'employé auquel assigner ce quart parmi la liste de volontaires.
Cliquez sur « Assigner ».
L'employé sélectionné sera notifié immédiatement, et les employés non-retenus verront que le quart a été comblé
5. Utiliser les filtres pour améliorer la prise de décision
Cliquez dans les listes pour modifier l'ordre de présentation des volontaires (voir encadrés orange). Vous pouvez ordonner les volontaires selon leur :
Nom ou prénom;
Ancienneté;
Numéro d'employé;
Ordre d'arrivée.
6. Comprendre l'historique
Il est à noter que tous les quarts à combler attribués gardent un registre des actions appliqués. Simplement aller sous l'onglet des demandes et visualiser les applications approuvés/refusées pour ces détails.
