Qu’est-ce qu’un quart à combler?
Un quart à combler est un type de quart dit « ouvert » qui n'est pas assigné à un employé lors de sa création. Les quarts à combler sont utiles pour :
Trouver des volontaires (faire un appel à tous 📣) pour combler une plage de travail. Le présent article porte sur ce point.
Remarque : Par défaut, les gestionnaires doivent assigner les quarts à combler aux employés qui se portent volontaire.
1. Créer un quart à combler
Dans la rangée « Quarts à combler », située au haut du planificateur, cliquez dans la cellule qui correspond à la date souhaitée pour le quart à combler.
Créez le quart à combler.
**Pour voir les quarts à combler, assurez-vous que l'option ''masquer les quarts à combler'' n'est pas cochée dans les filtres à gauche de l'écran. **
Vous pourrez aussi spécifier le nombre d'employés requis dans le champ « qté » et ainsi assigner ce quart à plus d'un volontaire au besoin.
3. Voir les quarts à combler pour lesquels il y a des volontaires et les assigner dans l'horaire
Il suffit ensuite de cliquer sur le quart, se rendre dans la section ''volontaires'', sélectionner la personne désirée et cliquer sur ''assigner''
4. Voir les quarts à combler pour lesquels il y a des volontaires dans l'onglet demandes
Vous recevrez des notifications dès que des employés se porteront volontaires sur les quarts à combler. Pour consulter la liste des volontaires :
Dans le menu de gauche, cliquez sur « Demandes » (flèche orange).
Cliquez sur l'onglet « Quarts à combler » (encadré orange).
Si vous êtes dans l'application mobile, suivez plutôt cette procédure.
4. Assigner un quart à combler à un volontaire
Cliquez sur le quart à combler à assigner.
Cliquez sur « assignez ce quart à combler»
Cliquez sur l'employé auquel assigner ce quart parmi la liste de volontaires.
Cliquez sur « Assigner ».
L'employé sélectionné sera notifié immédiatement, et les employés non-retenus verront que le quart a été comblé
5. Utiliser les filtres pour améliorer la prise de décision
Cliquez dans les listes pour modifier l'ordre de présentation des volontaires (voir encadrés orange). Vous pouvez ordonner les volontaires selon leur :
Nom ou prénom;
Ancienneté;
Numéro d'employé;
Ordre d'arrivée.
6. Comprendre l'historique
Il est à noter que tous les quarts à combler attribués gardent un registre des actions appliqués. Simplement aller sous l'onglet des demandes et visualiser les applications approuvés/refusées pour ces détails.
Via le bouton ''Créer''
Vous pouvez également créer un quart à combler via le bouton ''créer'' situé dans le coin supérieur gauche du planificateur.
Vous serez alors dirigé vers la fenêtre pour créer votre quart à combler et pourrez entrer les informations quand à la date, l'heure de début et de fin, la quantité, la succursale et la position.