Qu’est-ce qu’un quart à combler?
Un quart à combler est un type de quart dit « ouvert » qui n'est pas assigné à un employé lors de sa création. Les quarts à combler sont utiles pour :
Trouver des volontaires (faire un appel à tous 📣) pour combler une plage de travail. Le présent article porte sur ce point.
Remarque : Par défaut, les gestionnaires doivent assigner les quarts à combler aux employés qui se portent volontaire.
Si vous souhaitez que le quart soit automatiquement assigné au premier volontaire, il suffit de désactiver cette option sous l'onglet « Paramètres » - > « Gestion d'horaires »
1. Qui peut se porter volontaire ?
Pour pouvoir se porter volontaire, les employés doivent respecter les critères suivants:
Avoir la même succursale que celle du quart à combler
Avoir la même position que celle du quart à combler
Ne pas avoir de congé approuvé
Ne pas avoir de quart à l'horaire qui entre en conflit
*Pour les utilisateurs du plan Plus, vous pouvez le permettre en activant ce paramètre
« Paramètres » -> « Gestion d'horaires »
Voir le point 7 pour l'assignation d'un quart à combler avec conflit
2. Créer un quart à combler
Dans la rangée « Quarts à combler », située au haut du planificateur, cliquez dans la cellule qui correspond à la date souhaitée pour le quart à combler.
Créez le quart à combler.
**Pour voir les quarts à combler, assurez-vous que l'option ''masquer les quarts à combler'' n'est pas cochée dans les filtres à gauche de l'écran. **
Vous pourrez aussi spécifier le nombre d'employés requis dans le champ « quantité » et ainsi assigner ce quart à plus d'un volontaire au besoin.
Notez que vous devez publier l'équipe ouverte pour que les employés reçoivent une notification.
3. Via le bouton ''Créer''
Vous pouvez également créer un quart à combler via le bouton ''créer'' situé dans le coin supérieur gauche du planificateur.
Vous serez alors dirigé vers la fenêtre pour créer votre quart à combler et pourrez entrer les informations quand à la date, l'heure de début et de fin, la quantité, la succursale et la position.
4. Voir les quarts à combler pour lesquels il y a des volontaires et les assigner dans l'horaire
Il suffit ensuite de cliquer sur le quart, se rendre dans la section ''volontaires'', sélectionner la personne désirée et cliquer sur ''assigner''
5. Voir les quarts à combler pour lesquels il y a des volontaires dans l'onglet « Demandes »
Vous recevrez des notifications dès que des employés se porteront volontaires sur les quarts à combler. Pour consulter la liste des volontaires :
Dans le menu de gauche, cliquez sur « Demandes » (flèche orange).
Cliquez sur l'onglet « Quarts à combler » (encadré orange).
Si vous êtes dans l'application mobile, suivez plutôt cette procédure.
6. Assigner un quart à combler à un volontaire via l'onglet « Demandes »
Cliquez sur le quart à combler à assigner.
Cliquez sur « assignez ce quart à combler»
Cliquez sur l'employé auquel assigner ce quart parmi la liste de volontaires.
Cliquez sur « Assigner ».
L'employé sélectionné sera notifié immédiatement, et les employés non-retenus verront que le quart a été comblé
7. Assigner un quart à combler avec un conflit
Si l'option a été activée par un administrateur, les employés qui sont déjà à l'horaire peuvent se porter volontaires sur un quart à combler qui entre en conflit avec leur horaire déjà planifié.
Lors de l'assignation vous verrez ainsi la mention « Conflits » et vous aurez la possibilité de gérer directement le conflit en cliquant sur « Gérer le conflit», ce qui vous permettra de supprimer le quart en conflit ou de le transférer.
Vous pouvez aussi assigner le quart en laisse le conflit et gérer celui-ci plus tard.
8. Utiliser les filtres pour améliorer la prise de décision
Cliquez dans les listes pour modifier l'ordre de présentation des volontaires (voir encadrés orange). Vous pouvez ordonner les volontaires selon leur :
Nom ou prénom;
Ancienneté;
Numéro d'employé;
Ordre d'arrivée.
9. Comprendre l'historique
Il est à noter que tous les quarts à combler attribués gardent un registre des actions appliqués. Simplement aller sous l'onglet des demandes et visualiser les applications approuvés/refusées pour ces détails.
