Les utilisateurs du plan Plus peuvent utiliser la fonctionnalité de signature électronique d'Agendrix afin de faire signer rapidement et facilement des documents à leurs employé(e)s.
1-Faire une demande de signature
Pour faire une demande de signature, rendez-vous d'abord dans le profil de l'employé(e) sous la section « Documents »
À cet endroit, vous aurez 2 options:
1- Utiliser un document existant
2-Ajouter ou importer un nouveau document
*Pour plus d'information sur l'ajout d'un document veuillez consulter cet article
Par la suite, cliquez sur les trois points à droite du document choisi et sélectionnez l'option « Faire signer ».
Vous pourrez ensuite ajouter ou retirer des signataires et puis cliquez sur « Choisir ».
Les demandes de signatures seront alors envoyées aux personnes concernées.
📌 Notez que seuls les documents Agendrix et de format PDF NON PROTÉGÉS peuvent être signés.
2- Consulter les documents qui doivent être signés
Pour accéder aux documents qui doivent être signés , suivez la procédure suivante :
1-Cliquez sur l'onglet « RH » du menu principal à gauche
2-Cliquez sur le sous-menu « Signatures »
3-Cliquez sur « À signer »
4-Au besoin, changez le statut pour « Voir tout » afin d'avoir accès à tous les documents à signer
5-Cliquez ensuite sur les 3 points à droite du document souhaité afin de pouvoir;
Visualiser le document
Envoyer un rappel
Consulter le registre d'activité
Annuler la demande de signature
* Information additionnelle concernant les rappels de signature:
Quand est-ce qu'un membre recoit un courriel concernant une nouvelle demande de signature?
Le jour de la demande
Rappels 2 jours après
Rappels aux 7 jours
i. Si un rappel manuel est envoyé, le rappel automatique ne sera pas envoyé et vice versa afin d'éviter l'envoi de spam aux employés.
3- Obtenir les preuves de signature
Une fois que tous les signataires ont signé un document, vous pourrez consulter les obtenir le certificat de complétion.
1-Cliquez sur l'onglet « RH » du menu principal à gauche
2-Cliquez sur le sous-menu « Signatures »
3-Cliquez sur « Complété »
4-Cliquez sur les trois points à droite du document
5-Cliquez sur « Aperçu »
Vous pourrez alors consulter le document ainsi que le certificat de complétion.
Au besoin, à l'aide des options situées dans le coin supérieur droit, vous pourrez également:
Visualiser les signatures
Commenter
Télécharger
Annuler la demande de signature
Imprimer
Consulter le registre d'activé
