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Comment utiliser la section "Documents" du profil des employés
Comment utiliser la section "Documents" du profil des employés

Comment le partage de document fonctionne avec le plan Plus

Valérie Roy avatar
Écrit par Valérie Roy
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Si vous êtes abonné(e)s au plan Plus, vous aurez accès à la section ''Documents'' du profil de vos employés.

Ainsi, vos employés pourront y déposer des fichiers que vous pourrez trier puis ajouter à leur profil.

Vous pourrez également importer des documents existants et en créer de nouveaux.


1- Recevoir des documents

1.1 Dans le profil de l'employé

Lorsqu'un employé dépose un document, celui-ci se retrouvera dans la section ''Envoyé par l'employé'' de son profil.

1.2 Via le menu employés

Vous pouvez également consulter rapidement tous les documents envoyés par vous employés en un seul endroit.

Pour se faire,

1-Rendez-vous sous l'onglet ''RH'' du menu principal à gauche

2-Cliquez sur le sous-menu ''Employés''

3-Cliquez sur l'onglet ''Documents en attentes'', situé dans le haut

Que ce soit ans le profil de l'employé ou via le menu ''Employés'', vous aurez alors le choix parmi les options suivantes :

1-Classer (pour ajouter le document à la section ''Documents'' de manière définitive);

2-Commenter

3-Télécharger le fichier

4-Copier le lien

5-Archiver


2-Gérer les documents

Une fois les documents déplacés vers la section ''Documents'' vous aurez plusieurs options :

1-Aperçu;

2- Modifier les informations, qui vous permet de gérer les accès et rendre ce dossier visible aux employés, ainsi que de renommer le document;

3-Déplacer, pour déplacer le document vers un dossier;

5-Consulter le registre d'activité;

6-Commenter;

7- Dupliquer;

8-Copier le lien;

9-Dupliquer l'original;

10- Télécharger;

11- Archiver.


3- Importer des documents

Vous pouvez également importer des documents ou des dossiers complets, sans que ceux-ci aient été partagés par vos employés.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur ''Ajouter ou importer'' et puis sélectionner l'option ''Fichier'' ou ''Dossier'', sous la section ''Importer''


4- Ajouter des documents

Vous pouvez également ajouter des documents vierges et en faire la rédaction directement via Agendrix.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur ''Ajouter ou importer'' et puis sélectionner l'option ''Nouveau document'' ou encore ''À partir d'un gabarit''

Si vous avez choisi l'option de créer un nouveau document, vous pourrez alors donner un titre à votre document et rédiger le document.

Si vous avez choisir d'importer un document à partir d'un gabarit vous pourrez alors choisir le gabarit ou encore en créer un nouveau


5- Créer des dossiers

Vous pouvez également créer des dossiers afin de faciliter le classement des divers documents.

Pour ce faire, cliquez d'abord sur ''Ajouter ou importer'' et puis sélectionnez ''Dossier''

Vous pourrez nommer le dossier et choisir qui y aura accès parmi les différents rôles, ainsi que déterminer si l'employé peut le consulter ou non.

📌 Vous pouvez également cocher l'option ''Créer le dossier pour tous les employés''.


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