Les administrateurs dans Agendrix peuvent mettre en place des paramètres d'arrondissement et d'automatisation des heures de pointage.

Cet article explique le fonctionnement de ceux-ci, comment les activer et quelles conditions doivent être respectées.

1- Arrondissements

1.1 Comment les arrondissements fonctionnent

Un arrondissement permet d'arrondir les entrées et les sorties des employé(e)s directement dans les feuilles de temps.

*Notez que les pauses ne sont pas arrondies.

Prenons en exemple un arrondissement aux 5 minutes -> L'employé(e) pointe son entrée à 8h02 et sa sortie 16h03

Les entrées de temps qui apparaitront sur sa feuille de temps seront ainsi arrondies à 8h00 et 16h05.

Prenons à présent un exemple d'arrondissement aux 15 minutes -> L'employé(e) pointe son entrée à 8h08 et sa sortie 16h03

Les entrées de temps qui apparaitront sur sa feuille de temps seront ainsi arrondies à 8h15 et 16h00.

*Notez qu'en tout temps, vous pouvez consulter les vraies heures d'arrivée et de départ, en cliquant sur l'entrée de temps et puis sous l'onglet « Registre ».

1.2 Conditions à respecter

Pour que les arrondissements des heures d'entrée et de sortie fonctionnent, il faut que ces entrées de temps aient été pointées par vos employé(e)s.

Ainsi, les entrées de temps en pointage automatique ou qui sont créées manuellement par vous ou vos employé(e)s, ne seront pas arrondies.

1.3 Activer les arrondissements

Un administrateur peut activer les arrondissements des entrées et sorties en suivant ces étapes:

Dirigez-vous vers « Paramètres »
Cliquez sur la sous-section « Présences »
Défilez sous la section « Automatisation »
Activez l'option « Arrondir les heures d'entrée et de sortie »
Fixez la valeur de l'arrondissement souhaité, ex. aux 5min, aux 15min, etc. et sauvegardez

*Notez que vous pouvez choisir une tolérance liée à la valeur d'arrondissement ou y aller par défaut avec la moitié de la valeur arrondie (case à cocher)

2- Automatisations

2.1 Comment les automatisations fonctionnent

Les automatisations permettent de ramener l'heure de début pointée plus tôt et/ou l'heure de fin pointée plus tard à ce qui était prévu à l'horaire.

Il est possible d'activer 2 types d'automatisation:

Pour tout ce qui est pointé AVANT l'heure prévue pour le DÉBUT du quart

Pour tout ce qui est pointé APRÈS l'heure prévue pour la FIN du quart

Vous pouvez activer une ou l'autre ou bien les deux.

2.1.1 Automatisation de début de quart

L'arrondissement de début de quart permet de ramener tout pointage d'entrée *effectué plus tôt* à l'heure planifiée à l'horaire, selon une fenêtre de temps établie.

Prenons par exemple un quart de 8h à 16h avec une fenêtre de temps de 15 minutes.

Tout ce qui serait pointé entre 7h45 et 7h59 sera automatiquement ramené à 8h, soit l'heure de début prévue.

Ce qui sera pointé avant 7h45, ex. 7h36 ne sera pas ajusté.

Ce qui sera pointé après, ex. 8h03 ne sera pas ajusté (à moins que vous ayez fixé un arrondissement tel que vu au point 1)

2.1.2 Automatisation de fin de quart

L'arrondissement de fin de quart permet de ramener le pointage de sortie *effectué plus tard* à l'heure planifiée à l'horaire, selon une fenêtre de temps établie.

Prenons par exemple un quart de 8h à 16h avec une fenêtre de temps de 15 minutes.

Tout ce qui serait pointé entre 16h01 et 16h15 sera automatiquement ramené à 16h, soit l'heure de fin prévue.

Ce qui sera pointé avant 16h, ex. 15h52 ne sera pas ajusté (à moins que vous ayez fixé un arrondissement tel que vu au point 1).

Ce qui sera pointé après, ex. 16h34 ne sera pas ajusté (à moins que vous ayez fixé un arrondissement tel que vu au point 1).

2.2 Conditions à respecter

Pour que les automatisations des heures d'entrée et de sortie fonctionnent, il faut que ces entrées de temps aient été pointées par vos employé(e)s.

Ainsi les entrées de temps en pointage automatique ou qui sont créées manuellement par vous ou vos employé(e)s ne seront pas arrondies.

De plus, il faut toujours que votre horaire soit publié AVANT le quart prévu.

2.3- Activer les arrondissement