Le plan Plus vous permet d'envoyer vos quarts à combler par ordre d'ancienneté, ou encore de sélectionner les personnes à qui vous souhaitez offrir le quart.
En envoyant les quarts par ancienneté, l'employé le plus ancien sera notifié en premier et devra accepter ou refuser le quart selon un délai fixé.
Si l'employé accepte le quart, celui-ci lui sera automatiquement assignée. S'il refuse le quart, le second employé le plus ancien sera notifié et aura les mêmes options et ainsi de suite, jusqu'à ce que le quart soit assigné.
📌 Notez que les employés pourront refuser un quart à combler qu'il ait été offer par ancienneté ou à tous!
1- Activer l'option des quarts à combler par ancienneté
D'abord et avant tout, il faut que le plan Plus soit activé. Si ce n'est pas le cas, un administrateur peut démarrer un essai gratuit en se rendant sous l'onglet « Facturation».
Par la suite, l'administrateur peut activer la fonctionnalité d'offre des quarts à combler en fonction de l'ancienneté comme suit;
Cliquez sur l'onglet « Paramètres du menu principal à gauche »
Cliquez sur le sous-menu « Gestion d'horaires »
Puis cliquez ou défilez la page sous « Ancienneté »
Activez l'option « Offrir les quarts à combler par ordre d'ancienneté »
Fixez un temps de réponse limite*
Cliquez sur « Sauvegarder ».
*Le temps de réponse limite correspond au temps alloué à l'employé le plus sénior pour accepter ou refuser le quart à combler.
Une fois le délai passé, le quart sera automatiquement envoyé au prochain si l'employé n'a pas répondu.
2- Offrir un quart à combler par ordre d'ancienneté
Pour offrir un quart à combler à vos employé(e)s en fonction de l'ancienneté, débutez par créer un nouveau quart dans la section « Quarts à combler » sous l'onglet « Horaire ».
Entrez toutes les informations essentielles (Heures de début et fin, succursale, position), ainsi que toute information additionnelle (pause, note, etc.)
Par défaut l'option d'offrir les quarts par ordre d'ancienneté sera activée, si vous souhaitez modifier les critères, cliquez sur « Gérer l'audience »
Vous aurez l'option d'« exclure les employés en situation de temps supplémentaire » ou bien de manuellement exclure certains employés
Si vous désactivez l'option « Par ancienneté », les quarts seront ainsi envoyés à toutes les personnes sélectionnées sans prioriser l'ancienneté et vous devrez assigner le quart à une des personnes qui se sera portée volontaire.
En choisissant cette méthode d'envoi qui ne priorise pas les disponibilités, vous aurez tout de même les options suivantes :
« Exclure les employés en situation de temps supplémentaire »
« Permettre aux employés avec des quarts en conflit d'appliquer » *
Retirer manuellement certaines personnes
*Il faut que le paramètre « Les employés peuvent appliquer sur des quarts à combler en conflit avec leur horaire » ait été activé par un administrateur pour que cette option soit disponible. Ce paramètres peut être activé sous « Paramètres » -> « Gestion d'horaires » -> « Approbation »
Une fois les bonnes options sélectionnées, n'oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder», puis « Créer» et finalement de publier votre quart afin que les processus d'assignation débute!
❗️Notez que seule l'ancienneté basée sur la date d'embauche est considérée pour cette fonctionnalité. Si vous avez ajouté l'option de calculer l'ancienneté en fonction des heures travaillées dans les paramètres de l'organisation, ce sera tout de même la date d'embauche qui sera prise en compte.