Par défaut, un employé qui pointe son entrée est associé au quart prévu à son horaire, sans pouvoir le modifier. Vous pouvez lui permettre de choisir un autre quart de la journée, ou de saisir lui-même sa succursale, sa position et la ressource (si applicable).
A) Activer le paramètre pour toute l'organisation
Seul un administrateur peut activer ce paramètre. Il est désactivé par défaut.
Rendez-vous sous l'onglet « Paramètres »
Cliquez sur l'option « Présences », puis sur « Pointage »
Descendez à la section « Restrictions » et activez « Permettre aux employés de remplacer ou de choisir un autre quart lors du pointage »
Appuyez sur « Sauvegarder »
IMPORTANT
Ce paramètre et « Permettre le pointage seulement lorsqu'un quart est planifié » ne peuvent pas être activés en même temps. Lorsque l'un est activé, l'autre devient non modifiable.
B) Activer le paramètre pour certain(e)s employé(e)s seulement
Vous pouvez laisser le paramètre désactivé pour l'organisation et l'activer au cas par cas, à partir des paramètres individuels de l'employé(e). Voyez comment ajuster les paramètres de Temps et Présences pour un.e employé.e spécifique.
C) Ce que voient vos employé(e)s
Au moment de pointer une entrée, un message apparaît sous le quart détecté : « Mauvais quart ou mauvaises informations? Ajuster mon pointage ». Il s'ajoute à toutes les façons de pointer actives dans l'organisation.
L'écran « Ajuster mon pointage » offre deux choix :
Un autre quart — la liste des autres quarts publiés de la journée. L'employé(e) en sélectionne un et pointe dessus.
Pointage personnalisé — l'employé(e) saisit sa succursale, sa position et la ressource (si applicable). Son entrée de temps n'est alors rattachée à aucun quart.
D) Bon à savoir
Les quarts offerts sont les quarts publiés de la journée, sauf celui déjà détecté et ceux qui ont déjà été pointés. Le plus proche de l'heure du pointage est présélectionné.
Si l'employé(e) n'a aucun autre quart dans sa journée, seul le « Pointage personnalisé » lui est offert : la bascule n'apparaît pas et il arrive directement sur cet écran.
L'onglet « Pointage personnalisé » n'apparaît que si l'employé(e) est rattaché(e) à plus d'une succursale ou à plus d'une position. S'il n'y a rien à choisir, l'onglet ne s'affiche pas.
L'ajustement se fait à l'entrée seulement. Pour changer de quart en cours de journée, l'employé(e) doit pointer sa sortie, puis une nouvelle entrée.
Le choix est visible dans le registre de pointage; aucune notification n'est envoyée au gestionnaire.
Les alertes de feuille de temps fonctionnent de la même façon : une entrée rattachée au quart choisi est comparée à ce quart, comme n'importe quelle autre entrée. Un pointage personnalisé n'étant rattaché à aucun quart, il n'y a rien à comparer.