Quand utilisez des primes automatiques
Si vous avez des primes qui doivent être calculées selon des paramètres prédéterminés (heures de la journée, position, succursale ou pour une personne en particulier), vous pouvez créer des primes automatiques afin d'automatiser le calcul et ainsi vous sauvez beaucoup de temps et risque d'erreurs.
IMPORTANT: Les primes automatiques fonctionnent seulement sur base proactive. Ce qui veut dire qu'une prime automatique créer le 1er mars 2020 sera seulement calculée sur les quarts/entrées de temps à partir de cette date, et pas avant.
Pour des primes qui devraient être gérées manuellement et spontanément, suivez cette procédure.
Créer une prime automatique
Seuls les administrateurs peuvent créer une prime en effectuant ces étapes:
Menu « Paramètres »
Onglet « Primes »
Ajouter une prime
Choisir le type « Automatique »
Vous aurez besoin du module « Primes » dans votre abonnement.
Une fois créées, les primes automatiques seront calculées automatiquement et de façon proactive seulement. (i.e. pas sur les quarts du passé).
2 - Qui peut obtenir ces primes ?
Restreindre les primes à des succursales, des positions ou certaines personnes
Dans la seconde étape vous pourrez déterminer « qui » pourra obtenir cette prime. Demandez-vous si cette prime est restreinte à une succursale, position ou certaines personnes de votre organisation.
Voici quelques exemples:
Prime de succursale: La succursale d'Ottawa paie une prime spéciale à laquelle la succursale de Montréal n'est pas assujettie.
Prime de position: Seuls les chefs de quarts ou responsables obtiennent cette prime.
Prime individuelle: Certains employés seulement ont accès à cette prime en vertu de leur contrat de travail.
3 - Type de quart
La troisième étape est de déterminer si la prime s'applique aux quarts ou aux congés. Dans la vaste majorité des cas, la prime devrait s'appliquer aux quarts seulement.
C'est aussi le paramètre par défaut.
4 - Quand la prime est-elle active?
Dans la quatrième étape, vous serez capable de déterminer à quelles heures de la journée, jours de la semaine ou heure de début/fin du quart la prime sera déclenchée.
Voici des exemples communs:
Heures de la journée: 16h à minuit, minuit à 8:00 etc. (Soir/Nuit)
Jour de la semaine: Samedi, Dimanche (fin de semaine)
Heure de début/fin du quart: Si un quart débute ou termine après X heures, la prime sera déclenchée
5 - Quel est le calcul à effectuer ?
Dans la cinquième étape, vous aurez trois choix vous permettant différentes méthodes de calcul.
Appliquer seulement aux heures qui chevauchent (par défaut): Si vous avez une période de prime de soir de 16h à minuit, et que l'employé travaille de 15h à 23h, alors seulement les heures de 16h à 23h (7h) seront incluses pour le calcul de la prime.
Appliquer à l'entièreté du quart dès qu'il chevauche: En reprenant l'exemple plus haut, cette fois toutes les heures du quart seront primées de 15h à 23h (8h).
Appliquer un nombre spécifique par défaut: Sélectionner cette option attribuera une quantité par défaut au calcul de prime, peu importe le nombre d'heures travaillées.
6 - Nommer la prime et sauvegarder
La dernière étape est de nommer la prime pour la retrouver plus facilement dans les rapports et les processus d'approbation.
Votre prime sera désormais calculée automatiquement.
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