Si vous avez des employé(e)s qui sont toujours payé(e)s pour un nombre d'heures fixe selon leur contrat, il est possible d'ajuster automatiquement leur feuilles de présences pour mettre les heures supplémentaires en banque lorsque trop d'heures sont effectuées et de combler les heures lorsqu'ils en ont fait moins.
1- Fixer le seuil d'heures pour les employé(e)s
Vous pouvez fixer un seuil d'heures pour tous les employé(e)s.
Cliquez sur « Paramètres » dans le menu principal à gauche
Cliquez sur « Général »
Défilez au bas de la page et entrez le seuil d'heures
Sauvegardez
Si certaines personnes ont un seuil d'heures différent, vous pourrez le fixer dans leur profil directement.
Dans le profil de l'employé, cliquez sur l'onglet « Paramètres »
Activez la fonction « Outrepasser les paramètres d'heures supplémentaires de l'organisation »
Entrez le seuil d'heures
Sauvegardez
2- Ajuster les feuilles de temps
2.1 Pour tous les employé(e)s
Une fois que tous les paramètres sont en place, vous pourrez procéder à un ajustement automatique pour tous vos employé(e)s.
Pour faire un ajustement en masse;
Rendez-vous sous l'onglet « Présences » situé dans le menu principal à gauche
Sélectionnez la bonne période de paie
Cliquez sur l'icône de tirelire située dans le coin supérieur droit
Cochez l'option « Mettre les heures supplémentaires en banque »
Cochez également l'option « Compléter les feuilles de temps avec les heures en banque »
Décidez si vous souhaitez permettre un solde négatif ou non.
cela signifie que si 10h sont manquantes pour atteindre le seuil d'heures de l'employé(e) et qu'il/elle a un solde de 5h en banque, la feuille de temps sera complétée tout de même et son prochain solde sera de -5h). Si vos employé(e)s doivent toujours être payé(e)s le même nombre d'heures, il faut cocher cette option.
Confirmez l'action
Cliquez sur « Appliquer »
Toutes les feuilles de temps seront ainsi ajustées au nombre d'heures fixés dans les paramètres et les heures seront ajoutées et/ou prélevées des banques.
2.2 Ajuster les feuilles de temps de certain(e)s employé(e)s individuellement
Si ce ne sont pas tous vos employés qui ont un seuil d'heures fixe, vous pouvez également faire cet ajustement de manière individuelle.
Pour procéder à l'ajustement automatique, rendez-vous sous l'onglet « Présences » et cliquez sur l'employé(e) souhaité(e) pour d'accéder à sa feuille de temps.
Assurez-vous aussi de choisir le bonne période de paie pour laquelle vous souhaitez faire l'ajustement.
Appuyez ensuite sur l'icône de tirelire située dans le coin supérieur droit.
Un menu s'ouvrira et il vous suffit de sélectionner les mêmes options que vues au point 2.1.