Que ce soit lors du processus d'accueil d'un(e) nouvel(le) employé(e) ou tout au long de son parcours au sein de votre organisation, il peut arriver que vous ayez besoin de lui demander de vous faire parvenir un document ; tel qu'un spécimen chèque, une certification quelconque, etc.
Agendrix vous offre la possibilité de demander à vos employé(e)s de vous envoyer ces documents et même de les classer automatiquement dans leur dossier employé 🤩.
📌La fonctionnalité de demande de documents requiert le plan Plus.
1- Inclure des demandes de documents dans le formulaire d'accueil
Notez que le formulaire d'accueil doit être paramétré par un(e) administrateur(trice) du compte.
Si votre formulaire d'accueil n'est pas déjà paramétré, vous pouvez suivre cette procédure.
Pour paramétrer l'ajout de documents à votre formulaire d'accueil existant;
Cliquez sur l'onglet « Paramètres » du menu principal à gauche
Cliquez sur le sous-menu « Ressources humaines »
Sous la section « Formulaire d'accueil » défilez vers le bas jusqu'à « Demande de documents »
Cliquez sur « Ajouter un document »
Donnez un nom au document qui doit être envoyé par l'employé(e) et au besoin ajoutez une description
Déterminez si vous souhaitez également classer le document automatiquement dans un dossier
Cliquez sur « Sauvegarder ».
Vous souhaitez ajouter plus d'un document ? Répétez les étapes 4 à 7.
2- Faire une demande de document à partir du dossier d'un employé
Pour faire une demande de document à un(e) employé(e) directement dans son profil :
Rendez-vous dans le profil de l'employé
Cliquez sur le sous-menu « Documents »
Cliquez sur l'option « Téléverser ou ajouter »
Cliquez sur « Demander un document »
Nommez le document que vous souhaitez recevoir et au besoin, ajoutez une description
Ajoutez un délai de réponse si pertinent
Appuyez sur « Suivant »
8. Déterminez si vous souhaitez classer automatiquement le document et si oui, dans quel dossier
9. Cliquez sur « Créer »
La demande de document sera alors transmise à la ou aux personne(s) sélectionnée(s)
3- Faire une demande de document à tout moment
Pour faire une demande de document à un(e) employé(e) à tout moment;
Rendez-vous sous l'onglet « RH » du menu principal à gauche
Cliquez sur le sous-menu « Documents »
Cliquez sur l'option « Demandes de documents »
Cliquez sur « Créer » dans le coin supérieur droit
Choisissez à qui vous souhaitez faire la demande de document
Appuyez sur « Suivant »
Nommez le document que vous souhaitez recevoir et au besoin ajoutez une description
Ajoutez un délai de réponse si pertinent
Appuyez sur « Suivant »
Déterminez si vous souhaitez classer automatiquement le document et si oui, dans quel dossier
Cliquez sur « Créer »
La demande de document sera alors transmise à la ou aux personne(s) sélectionnée(s)
4- Consulter les demandes de documents
Pour consulter toutes les demandes de documents;
Rendez-vous sous l'onglet « RH » du menu principal à gauche
Cliquez sur le sous-menu « Documents »
Cliquez sur l'option « Demandes de documents »
Vous pourrez alors consulter les demandes et voir l'état de celles-ci parmi; « En attente », « Complétée » et « Annulée ».
Au besoin, ajustez le filtre juste ici afin de consulter celles avec le statut qui vous intéresse.
3.1 - Gérer les demandes
Vous pouvez également envoyer un rappel en cliquant sur la demande ou modifier une demande et la supprimer en cliquant sur les trois petits points à droite de la demande :
