Agendrix vous permet de planifier facilement et rapidement les formations de vos employés à l'horaire (planning).
1- Créer un quart de formation
Pour créer un quart de formation;
Rendez-vous sous l'onglet « Horaire »
Cliquez sur « Nouveau quart » pour l'employé(e) et la journée souhaitée
Sélectionnez l'option « Formation »
Entrez l'heure de début et l'heure de fin
Indiquez la position
Indiquez toute autre information pertinente (pause, tâches, etc.)
Ajoutez au besoin des documents pertinents à la formation (voir point 2)
Par défaut, l'option « Pointage automatique » sera cochée. Si vous souhaitez que votre employé pointe ses heures de formation, décochez-là
Appuyez sur « Créer ».
Le quart aura ensuite la mention « Formation » dans l'horaire afin que vous et les employé(e)s puissent repérer facilement les formations planifiées.
📌 Notez qu'il est possible de désactiver l'option de pointage automatique par défaut pour les quarts en formation.
Pour ce faire, un administrateur doit;
Se rendre sous l'onglet « Paramètres »
Sélectionner le sous-menu « Gestion d'horaires »
Choisir ou défiler vers la section « Paramètres de quarts »
Désactiver l'option « Pointer automatiquement les heures de travail pour les quarts de formation à l'horaire ».
De cette manière, les quarts de formation en seront pas automatiquement pointés en fonction de l'horaire et vos employés devront pointer comme ils le font à l'habitude.
2- Ajouter des documents de formation
Les utilisateurs du plan Plus ont la possibilité d'ajouter des documents provenant de la librairie de documents partagés afin de rendre toute l'information nécessaire à la formation facilement accessible.
Sous la section « Documents » lors de le création du quart de formation, cliquez sur « Ajouter » puis sélectionner le ou les documents que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur « Sélectionner ».
Ils seront alors ajoutés et l'employé(e) pourra y accéder directement via son horaire.
Pour plus d'information sur les documents partagés, veuillez consulter cet article.
3- Ajouter une formation dans la feuille de temps
Pour ajouter une formation dans la feuille de temps d'un employé(e);
Dans la feuille de présences de l'employé(e), cliquez sur le « + » pour la journée en question afin d'ajouter une entrée de temps
Sélectionnez l'option « Formation »
Entrez l'heure de début et de fin
Entrez les pauses au besoin
Validez la succursale et position
Appuyez sur « Sauvegarder »
L'entrée de temps avec la mention « Formation » apparaitra alors dans la feuille de temps de l'employé(e).
4-Exporter les formations avec la paie
Il est possible d'ajouter le code correspondant à vos quarts de formation dans les paramètres de votre intégration de paie, afin d'exporter ceux-ci vers votre système de paie.
Pour ce faire, un administrateur doit se rendre sous l'onglet « Paramètres » puis sélectionner le sous-menu « Intégrations » et cliquer sur l'intégration afin d'ajuster les paramètres.