Lorsque votre période de paie est terminée, vos gestionnaires et vous avez généralement une date limite à laquelle toutes les feuilles de temps doivent être approuvées afin de pouvoir transmettre les données de paie vers votre système comptable.
Il est donc possible de fixer un moment de fermeture automatique de la période de paie, qui fermera la période de paie au moment prévu, mais qui enverra également des rappels aux gestionnaires à des moments précis afin de vous assurer que toutes les feuilles de temps soient bien approuvées avant le moment fixé.
1- Activer le paramètre de fermeture automatique de la période de paie
Suivez simplement ces étapes afin d'activer la fermeture automatique de la période de paie:
Cliquez sur l'onglet « Paramètres » du menu principal à gauche
Cliquez sur l'onglet « Présences » du sous-menu
Défilez au bas de la page et activez la date limite de la fermeture de la paie
De cette manière, au moment choisi le statut de la période de paie sera automatiquement changé pour « Fermé » et il ne vous restera plus qu'à la finaliser avant d'exporter votre paie.
Veuillez consulter cet article afin de savoir comment finaliser une période de paie.
2- Notifications
La mise en place du paramètre de fermeture automatique de la période de paie génère également des notifications qui sont envoyées aux gestionnaires et administrateurs afin de leur rappeler d'aller approuver les feuilles de présences.
24h avant la fermeture automatique:
Les superviseurs et gestionnaires reçoivent une notification de rappel pour l'approbation des feuilles de temps
1h avant la fermeture automatique:
Les superviseurs et gestionnaires reçoivent une notification de rappel pour l'approbation des feuilles de temps
N’est pas envoyée si il n’y a aucune alerte
Au moment de la fermeture automatique:
Les administrateurs sont notifiés
24h après la fermeture automatique:
Les administrateurs sont notifiés
N’est pas envoyée si la période de paie est déjà finalisée