Si vous avez activé la fonctionnalité de banque d'heures accumulées, vous pourrez mettre les heures supplémentaires en banque, mais aussi utiliser les heures de cette banque pour compléter les feuilles de temps de vos employé(e)s.
1- Compléter la feuille de temps d'un(e) seul(e) employé(e)
1.1- Ajustement automatique
Il est possible de faire un ajustement automatique afin de retirer les heures de la banque d'heures accumulées pour atteindre le seuil d'heures supplémentaires fixé soit dans les paramètres de l'organisation, ou dans le profil individuel de l'employé(e).
📌 Notez que si votre employé(e) n'a pas un horaire fixe il est préférable de faire un ajustement manuel (voir point 1.2) afin de pouvoir déterminer le nombre d'heures que vous souhaitez prélever de la banque.
Pour procéder à l'ajustement automatique;
1- Rendez-vous sous l'onglet « Présences ».
2- Choisissez la bonne période de paie pour laquelle vous souhaitez faire l'ajustement et assurez-vous qu'elle soit ouverte
3- Cliquez sur l'employé(e) souhaité(e) pour accéder à sa feuille de temps.
Appuyez ensuite sur l'icône de tirelire située dans le coin supérieur droit.
Un menu s'ouvrira vous permettant ainsi de choisir les options souhaitées et de choisir si vous permettez que le solde de la banque tombe en négatif (optionnel).
Cliquez ensuite sur « Appliquer »
Les heures seront alors prélevées de la banque et ajoutées à la feuille de temps pour la compléter!
Si vous n'êtes pas satisfait de l'ajustement automatique, il vous suffit de supprimer les transactions en la sélectionnant puis en appuyant sur la corbeille.
Les heures seront remises dans la banque et vous pourrez faire un autre ajustement automatique en sélectionnant différents critères ou bien faire un ajustement manuel tel que montré au point 1.2.
1.2 Ajustement manuel
Si votre employé(e) n'a pas un seuil d'heures fixes et que vous souhaitez choisir le nombre d'heures à ajouter à sa feuille de temps, vous pouvez procéder à un ajustement manuel.
Pour ce faire, cliquez sur la journée souhaitée pour ajouter une entrée de temps.
Par la suite;
Sélectionner l'onglet « Banque »
Choisir si vous désirez « Ajouter » ou « Prélever » des heures accumulées
Ajustez le nombre d'heures et le mutiplicateur
Assurez-vous que les détails sont les bons
Appuyez sur « Sauvegarder »
N.B. : Il est également possible d'ajouter une note dans le bas de l'encadré au besoin.
Les heures seront ainsi retirées de la banque et ajoutées à la feuille de temps.
2- Compléter les feuilles de temps de TOUS les employé(e)s
Il est également possible de faire un ajustement automatique pour tous vos employés d'un seul coup si chacun d'eux à un seuil d'heures fixe.
❗️Si certains de vos employé(e)s n'ont pas un seuil d'heures fixe ne faites pas l'ajustement en masse. Procédez plutôt à des ajustements individuels comme vu au point 1.
Pour faire un ajustement en masse;
Rendez-vous sous l'onglet « Présences » situé dans le menu principal à gauche
Sélectionnez la bonne période de paie
Cliquez sur l'icône de tirelire située dans le coin supérieur droit
Cochez l'option « Compléter les feuilles de temps avec les heures en banques »
Décidez si vous souhaitez permettre un solde négatif ou non (cela signifie que si 10h sont manquantes pour atteindre le seuil d'heures de l'employé(e) et qu'il/elle a un solde de 5h en banque, la feuille de temps sera complétée tout de même et son prochain solde sera de -5h)
Confirmez votre action
Cliquez sur « Appliquer »
Notez qu'il est aussi possible de prélever les heures supplémentaires et les mettre en banque en même temps de que compléter les feuilles de temps incomplètes.
Pour ce faire, il vous suffit de cocher l'option de « Mettre les heures supplémentaires en banque » et de choisir si un multiplicateur a lieu de s'appliquer ou pas.
Pour plus de détails sur comment mettre les heures supplémentaires en banque, veuillez consulter cet article.
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