Si vous avez activé la fonctionnalité de banque d'heures accumulées, vous pourrez mettre les heures supplémentaires en banque, mais aussi utiliser les heures de cette banque pour compléter les feuilles de temps de vos employé(e)s.
Pour ce faire, assurez-vous que le seuil d'heures supplémentaires est bien fixé dans les paramètres de l'organisation ou dans les paramètres du profil individuel des employé(e)s.
1. Mettre les heures supplémentaires en banque pour tous
Il est possible de faire un ajustement automatique pour tous vos employés d'un seul coup si chacun d'eux à un seuil d'heures fixe.
❗️Si certains de vos employé(e)s n'ont pas un seuil d'heures fixe ne faites pas l'ajustement en masse. Procédez plutôt à des ajustements individuels (voir point 2).
Rendez-vous sous le menu « Présences »
Assurez-vous d'être dans le « Feuilles de temps »
Assurez-vous d'être dans la bonne période de paie et idéalement, fermez-la ou finalisez-la pour éviter que d'autres administrateurs ou gestionnaires ne modifient les feuilles de temps
Cliquez sur l'icône de tirelire
Préciser l'action de mettre en banque
Assurez-vous que la case « Mettre les heures supplémentaires en banque » soit cochée
Sélectionnez la banque dans laquelle les heures supplémentaires doivent être mises
Le multiplicateur affectera les heures mises en banque, assurez-vous qu'il soit juste ou modifiez-le au besoin (le multiplicateur par défaut correspondra à ce qui a été paramétré pour la banque sélectionnée)
S'il y a lieu, cocher la case « Compléter les feuilles de temps avec les heures en banque » et entrez les détails correspondants (cette fonction permet d'utiliser les heures déjà en banque pour remplir les feuilles de temps incomplètes)
Confirmer en cochant la case à cet effet
Cliquez sur « Appliquer »
N.B. : À l'étape 4, le fait de cocher « Permettre un solde négatif de banque d'heures » permet de payer aux employé(e)s leur temps habituel pour qu'ils reprennent leurs heures plus tard.
2. Mettre les heures en banque individuellement
2.1 Ajustement automatique
Si votre employé a un seuil d'heure fixe, vous pouvez utiliser l'ajustement automatique.
Pour procéder à l'ajustement automatique, rendez-vous sous l'onglet ''Présences'' et cliquez sur l'employé(e) souhaité(e) pour d'accéder à sa feuille de temps.
Assurez-vous aussi de choisir le bonne période de paie pour laquelle vous souhaitez faire l'ajustement.
Appuyez ensuite sur l'icône de tirelire située dans le coin supérieur droit.
Un menu s'ouvrira vous permettant de choisir les options de mise en banque.
Cochez l'option ''Mettre les heures supplémentaires en banque''
Confirmez que la bonne banque est sélectionnée
Validez que le multiplicateur est bon
Cliquez sur ''Appliquer''
Les heures seront alors prélevées de la feuille de temps et ajoutées à la banque.
Si vous n'êtes pas satisfait de l'ajustement automatique, il vous suffit de supprimer les transactions en la sélectionnant puis en appuyant sur la corbeille.
Les heures seront remises dans la feuille de temps et vous pourrez faire un autre ajustement automatique en sélectionnant différents critères ou bien faire un ajustement manuel tel que montré au point 2.2
2.2 Ajustement manuel
Si votre employé(e) n'a pas un seuil d'heures fixe et que vous souhaitez choisir le nombre d'heures à ajouter à sa banque d'heures accumulées, vous pouvez procéder à un ajustement manuel.
Pour ce faire cliquez sur la journée souhaitée pour ajouter une entrée de temps.
Par la suite;
Sélectionnez le type ''Banque'' dans le haut de la page
Validez que la bonne banque est sélectionnée
Sélectionnez ''Ajouter des heures à cette banque''
Validez que multiplicateur est le bon
Entrez le nombre d'heures à prélever
Appuyez sur ''Sauvegarder''
